有效時(shí)間管理四步驟

　　管理大師德魯克發(fā)現(xiàn)，想要有效管理時(shí)間，可通過(guò)四步驟：1.詳細(xì)記錄時(shí)間運(yùn)用情形。2.系統(tǒng)化管理時(shí)間。3.找出完整的時(shí)間區(qū)塊。4.重要的事情最優(yōu)先，一次只做一件事。

　　在總裁辦公室里，一位企業(yè)顧問(wèn)問(wèn)總裁:“您的時(shí)間安排情況是怎樣的?！?p>　　總裁：“我的時(shí)間就分成三個(gè)部分，高層主管、重要客戶和小區(qū)活動(dòng)?！?p>　　顧問(wèn)：“我來(lái)看看事實(shí)是不是這樣?！庇谑蔷湍闷鹈貢涗浀目偛萌粘坦ぷ鞅砜?。

　　“根據(jù)記錄，您的時(shí)間并不在你所說(shuō)的三部分事情中，您大部分的時(shí)間都是在擔(dān)任調(diào)度者的角色，追蹤熟悉客戶的訂單，然后不斷打電話到工廠要求工廠處理訂單?！?p>　　總裁：“啊……怎么會(huì)呢？我記得不是這樣的啊。”

　　這就是總裁自我感知和實(shí)際情形的落差，因此，企業(yè)顧問(wèn)建議總裁進(jìn)一步記錄自己真實(shí)的時(shí)間運(yùn)用情形。

　　管理者不一定要親自記錄，最好是交給秘書或者助理完成，重點(diǎn)是要切實(shí)記錄下來(lái)，而且要當(dāng)場(chǎng)記下來(lái)，不要事后憑記憶記錄，至少每年要有兩次，每次持續(xù)3-4周地執(zhí)行這項(xiàng)記錄工作，這樣管理者才能反復(fù)思考自己的時(shí)間支配情形，重新思索和安排自己的行程。

　　完成時(shí)間記錄后，進(jìn)入第二步驟，系統(tǒng)化的時(shí)間管理。德魯克指出，管理者必須從記錄中找出沒(méi)有生產(chǎn)力的活動(dòng)，并且盡可能避免，這就要管理者自問(wèn)這些問(wèn)題了：1.如果不做這些事情會(huì)怎么樣？如果回答是不會(huì)怎么樣，那就應(yīng)該停止浪費(fèi)時(shí)間在沒(méi)有任何成果的事情上。有些人之所以忙，是因?yàn)樗麄儚牟诲e(cuò)過(guò)任何事情，要學(xué)會(huì)拒絕這些事情。2.在時(shí)間記錄上所以有活動(dòng)中，哪一項(xiàng)是可以交給其他人完成，而且就算沒(méi)能做得更好，也可以做得一樣好的？這就是授權(quán)的問(wèn)題，把事情授權(quán)給合適的人去做，管理者把省下來(lái)的時(shí)間去做更重要的事情。3.在你所做的事情中，哪些事浪費(fèi)了你的時(shí)間或者你的下屬或者同事的時(shí)間，但是對(duì)你的效能是毫無(wú)貢獻(xiàn)的，管理者固然可以排出浪費(fèi)自己時(shí)間的活動(dòng)，但是有些時(shí)候，這些事卻是在浪費(fèi)別人的時(shí)間。例如，有些會(huì)議是很浪費(fèi)時(shí)間的，但是你還是要求所有下屬參與。系統(tǒng)化管理時(shí)間就是要經(jīng)常問(wèn)自己這三個(gè)問(wèn)題，毫不客氣地刪除那些浪費(fèi)時(shí)間的事情。

　　管理者管理時(shí)間的第三步是要找出一段完整的時(shí)間，專心地完成重要的事，有些管理者會(huì)選擇一周在家工作一天，有效些管理者會(huì)一周內(nèi)安排半天時(shí)間專門用來(lái)處理這重要事務(wù)，還有的管理者每天早起，安排90分鐘在家工作，然后再準(zhǔn)時(shí)上班，一般而言早起工作比晚上把工作帶回家更有效率。因?yàn)槊β盗艘惶斓墓芾碚撸酵砩贤ǔＲ呀?jīng)累得無(wú)法把工作做好了。德魯克指出，有效的管理者永遠(yuǎn)都會(huì)控制自己的時(shí)間，不但會(huì)連續(xù)記錄日志，定期分析，還會(huì)為重要活動(dòng)設(shè)定最后完成期限，以了解時(shí)間是否在掌控范圍內(nèi)。

　　接下來(lái)就是做出成果和有所貢獻(xiàn)，德魯克指出，獲得效能的秘訣，便是專注，也就是重要的事情擺在第一，而且一次只做一件事。找出優(yōu)先完成的重要事項(xiàng)，其實(shí)很容易，管理者之所以沒(méi)辦法集中精力，困難在于找出哪些是次要的事，決定不了哪些事情不要做，怎么辦呢？其實(shí)，到了執(zhí)行階段，決定事情該做與否，需要的不是分析，而是勇氣和決心這才是領(lǐng)導(dǎo)力的表現(xiàn)。